Okres Przechowywania Nagrań: Kluczowy Aspekt RODO w Monitoringu CCTV

Tag "Okres Przechowywania Nagrań" odnosi się do czasu, przez jaki materiały wideo zarejestrowane przez system monitoringu wizyjnego (CCTV) mogą być legalnie przechowywane. Jest to jeden z najbardziej krytycznych aspektów zgodności z RODO (Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych), ponieważ wizerunki osób stanowią dane osobowe, a ich przechowywanie powinno być ograniczone do absolutnego minimum niezbędnego do realizacji konkretnego celu. Niewłaściwe określenie i przestrzeganie okresu retencji nagrań może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym wysokich kar finansowych.

---

Zasada Ograniczenia Przechowywania (RODO, Art. 5 ust. 1 lit. e)

Zgodnie z RODO, dane osobowe (w tym nagrania z monitoringu) mogą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Oznacza to, że administrator monitoringu musi:

1. Określić cel przetwarzania: Jaki jest konkretny cel monitoringu (np. ochrona mienia, bezpieczeństwo osób, kontrola produkcji)?
2. Uzasadnić okres przechowywania: Jak długo nagrania są rzeczywiście potrzebne do osiągnięcia tego celu?
3. Wdrożyć mechanizmy usuwania: Zapewnić automatyczne nadpisywanie lub usuwanie nagrań po upływie ustalonego okresu.

---

Ile czasu można przechowywać nagrania?

Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi, ponieważ optymalny okres przechowywania nagrań zależy od wielu czynników:

• Cel monitoringu:

  • Ochrona mienia/bezpieczeństwo osób: W większości przypadków, gdzie celem jest szybkie wykrycie i udokumentowanie incydentów, kilka do kilkunastu dni (np. 7-30 dni) jest uznawane za wystarczające.
  • Specyficzne wymogi prawne/branżowe: W niektórych sektorach (np. bankowość, kasyna, obiekty o podwyższonym rygorze bezpieczeństwa) mogą obowiązywać dłuższe okresy przechowywania wynikające z przepisów prawa lub wewnętrznych regulacji (np. 60-90 dni).
  • Nadzór nad procesami produkcyjnymi: W niektórych przypadkach, gdy nagrania służą do analizy procesów lub reklamacji, okres ten może być dłuższy, ale zawsze musi być uzasadniony.

• Pojemność dysku twardego: Praktyczny aspekt, który często determinuje faktyczny czas przechowywania. Optymalizacja nagrywania (np. kompresja H.265+, nagrywanie tylko na ruch) pozwala wydłużyć ten okres.

• Charakterystyka obiektu i poziom ryzyka: Obiekty o wyższym ryzyku (np. sklepy z wartościowym towarem, miejsca o dużej przestępczości) mogą mieć uzasadnione dłuższe okresy retencji niż np. korytarz biurowy.

W Polsce, w przypadku monitoringu w miejscu pracy, Kodeks Pracy (Art. 22² § 4) zaznacza, że nagrania przetwarzane są nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania. Po tym okresie, jeśli nagrania nie stanowią dowodu w postępowaniu, należy je usunąć.

---

Przechowywanie nagrań, które stanowią dowód

Jeśli nagranie z monitoringu stanowi dowód w postępowaniu (np. policyjnym, sądowym, dyscyplinarnym), może być przechowywane dłużej, niż standardowy okres retencji. W takim przypadku, nagranie powinno zostać zabezpieczone (wyodrębnione z ogólnego zasobu i odpowiednio opisane), a jego dalsze przechowywanie musi być zgodne z celem danego postępowania, aż do jego zakończenia.

---

Obowiązki Administratora Danych

Administrator systemu monitoringu (podmiot odpowiedzialny za przetwarzanie danych) ma obowiązek:

• Ustalenia polityki retencji: Jasne określenie i udokumentowanie, jak długo nagrania będą przechowywane i dlaczego.
• Informowania o okresie retencji: Włączenie tej informacji do klauzuli informacyjnej o monitoringu.
• Wdrożenia technicznych środków usuwania: Zapewnienie, że system automatycznie nadpisuje lub usuwa stare nagrania.
• Zabezpieczenia nagrań: Chronienie dostępu do nagrań i miejsca ich przechowywania.

---

Prawidłowe zarządzanie okresem przechowywania nagrań to nie tylko wymóg prawny, ale także element dbałości o prywatność osób i efektywne zarządzanie zasobami systemu monitoringu.